人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP イベントはこうやって創ってます!!

イベントはこうやって創ってます!!

イベント企画スタッフ大募集!

アークシップでは年間多くのイベントの企画・制作・運営を行っています。ここでは、「一つのイベントができるまで」について時間を追ってみてみましょう。

ホッチポッチミュージックフェスティバルの様子です!

イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【企画会議・1】
スタートは全体ミーティングから。イベントの概要をみんなで考えます。「誰のために」「何のために」「何をおこなうのか」「いつ・どこで・どのように」についてみんなで決めていきます。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【会場下見、予算集め、出演者調整】
会場の下見をします。合わせてこの頃に、イベントの協賛・後援・協力していただける方との打合せ、出演者調整(公募するのか、主催者で決めるのかによって異なります)を行います。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【企画会議・2】
ここからは、イベントを「どのように行うか」について決めていきます。全体運営・企画・舞台・広報といった担当者を決めて、各班でイベント制作を進めていきます。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【グループミーティング】
ここからグループミーティングです。今回の議題は「どうやってイベントの応募者を増やすかです」です。グループに分かれてアイディアを出し合います。他にも色々なことを決めて行きます。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【再び 全体ミーティング】
再び全員で集まって、各グループから出たアイディアを持ち寄ります。実行出来るものは、すぐに実行していきます。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【チラシのデザインもみんなで決めます】
イベント告知のためのチラシのデザインもみんなで決めます。重要なポイントですね。
全体ミーティングとは別に各班の責任者によるミーティングもこの頃から開始します。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【出演者ミーティング】
出演者も決まり、イベントの主旨や当日の注意事項を出演者にミーティングの場で説明します。アークシップメンバーと出演者がタッグを組んで一つのイベントを創り上げていくんです。
出演者ミーティングでは、イベントの概要について説明した後、セッティング内容や、楽器等の搬入方法について確認します。この作業はイベント当日のスムーズな運営にかかせないんです。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【企画会議・3】
本番を1ヶ月後に控え、どうやって集客するかをみんで考えます。低予算でできる広報についてみんなでアイディア出しです。決まったことは担当を決めて、期日を決めて実行していきます。時間がないぞ…
【オールスタッフミーティング】
いよいよ本番1週間前です。イベントの運営マニュアルを元に当日の運営について細かく詰めていきます。全体で打ち合わせした後、各班に分かれて打合せ。最後に再び全体で話し合います。
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP
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【イベント当日】
これまでの準備は全てイベント当日のため。考えたアイディアはお客さまに喜んでもらえるのか・・・期待と不安でドキドキです!
イベントはこうやって創ってます!! 人を、街を、音楽でつなぐ市民団体 NPO法人ARCSHIP 【反省会です】
イベント終了後は、反省会を行います。準備段階からイベント当日まで、できたこととできなかったことを話し合います。ここで出た反省点を次回のイベントに活かしていきます。反省会が終わった後は勿論、打ち上げ!!!

以上です。

どんな風にイベントが作られていくのかわかっていただけましたか?

これはイベント創りの一例です。

規模や内容によって準備段階は多少違いますが、大きな流れは一緒です。

 

アークシップではイベント創りのためのフォーマットやノウハウ、ネットワークがたくさんありますので、イベント創りの経験が無くても熱い気持ちがあれば大丈夫です!

 

アナタの企画をお待ちしています!

 

 

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